Незаслуженно обойденный вниманием герой любого совещания – человек, составляющий его протокол, заносящий на бумагу решения, от которых может зависеть судьба бизнеса. Составление протокола – это не просто ведение записей. Опытный протоколист выжимает из долгих дискуссий самую суть и представляет хаотичный процесс достижения договоренностей в четком порядке. В пятом издании этого руководства консультант по коммуникациям Джоанна Гутман подробно останавливается на каждом аспекте: подготовке совещания, ведении записей и оформлении протокола. Эта книга – незаменимое пособие для всех, кто ведет записи собраний.
Протокол составляется, для того чтобы зафиксировать обсуждаемые проблемы, действия, намеченные к исполнению, и итоги совещания.
Протокол – важная часть документации, имеющей отношение к совещанию; он выполняет несколько функций:
- обеспечивает для участников запись хода совещания и его итогов;
- восполняет информационные пробелы для тех, кто вынужден на время выходить из конференц-зала или просто не имеет возможности присутствовать;
- представляет в упорядоченном виде все действия, намеченные к исполнению, и имена тех, кто несет ответственность за осуществление каждого из них;
- обеспечивает возможность проверки, которая может потребоваться для осуществления корпоративного управления.
Навык протоколирования подразумевает умение четко организовывать информацию, внимательно слушать и составлять ясные формулировки.
Задачу протоколирования обычно поручают кому-то из секретарей, хотя они, возможно, и не проходили обучения этому навыку. Многие ошибочно полагают, что важное условие для ведения записей – скорость и что если секретарь быстро пишет или печатает, то у него хорошо получится и вести протокол совещания. На самом деле главная задача состоит в том, чтобы не отвлекаясь слушать и одновременно формулировать выводы из услышанного. Навыки протоколиста также включают в себя действия по организации совещания, умение концентрировать внимание и правильно интерпретировать высказывания и события.&#...
Комментарии к изложению