Lavrando Atas de Reuniões

Como elaborar atas de reuniões de forma eficiente que façam sentido e sejam de fato úteis (Criando Sucesso)

Kogan Page, 2019

15 min. de leitura

6 Ideias Fundamentais

Texto disponível

Sobre o que é?

Um manual prático e de fácil aplicação para uma das pessoas mais importantes em qualquer reunião: o responsável por lavrar a ata.

No momento, a versão em áudio deste resumo não está disponível.

Avaliação Editorial

Na getAbstract, resumimos os livros* que ajudam as pessoas a entenderem o mundo, tornando-o um lugar melhor. Tudo o que selecionamos para a nossa biblioteca deve se destacar em uma das duas qualidades principais a seguir:

Esclarecedor – Você vai aprender conteúdos que vão ajudar você a tomar decisões melhores.

Útil – Você vai seguir conselhos práticos que vão ajudar você a se aprimorar no que faz.

Classificamos cada conteúdo em uma escala de 1 a 10 em relação a estas duas qualidades principais. As nossas avaliações ajudam você a escolher os títulos para a sua lista de leitura, indo de robusto (5) a brilhante (10). Os livros que classificamos abaixo de 5 não são resumidos. A seguir, confira o significado de cada nível da avaliação:

10 – Brilhante. Um livro útil e/ou esclarecedor que, além de atender aos mais elevados padrões em todos os aspectos pertinentes, destaca-se até mesmo entre os melhores. Ele se torna muitas vezes um clássico instantâneo e uma leitura obrigatória para qualquer pessoa.
9 – Superior. Um livro útil e/ou esclarecedor que é extremamente completo, tem muitos pontos fortes e nenhuma deficiência a ser mencionada.
8 – Muito bom. Um livro útil e/ou esclarecedor que tem um número substancial de qualidades notáveis sem se sobressair em todas as áreas. Apresenta as últimas descobertas em um tópico e é escrito por um especialista renomado, mas carece de um pouco de estilo.
7 – Bom. Um livro útil e/ou esclarecedor que combina dois ou mais pontos fortes notáveis; por exemplo, contém ideias incomumente novas e as apresenta de uma maneira envolvente.
6 – Notável. Um livro útil e/ou esclarecedor que se destaca por pelo menos um aspecto; por exemplo, é particularmente bem estruturado.
5 – Robusto. Um livro útil e/ou esclarecedor, apesar das suas deficiências óbvias. Por exemplo, pode oferecer conselhos decentes em algumas áreas, ao mesmo tempo que é repetitivo ou normal demais em outras.

*A getAbstract resume muito mais do que apenas livros. Analisamos todo tipo de conteúdo que possa interessar ao nosso público: além de livros, resumimos também artigos, relatórios, video talks e podcasts. O que apresentamos aqui sobre os livros se aplica a todos os formatos cobertos.

Qualidades

Abrangente
Aplicável
Bem-estruturado

Embora a classificação indique a qualidade de um livro de acordo com nossos dois critérios principais, ela não diz muito sobre suas características definidoras específicas. Portanto, utilizamos um conjunto de 20 qualidades para caracterizar cada livro de acordo com os seus pontos fortes:

Aplicável – Você vai receber conselhos que podem ser aplicados diretamente no local de trabalho ou em situações cotidianas.
Analítico – Você vai entender o funcionamento interno do assunto.
Conhecimento Contextualizado – Você vai obter conhecimentos contextuais como um modelo para ação ou análise consciente.
Controverso – Você vai ser confrontado com opiniões capazes de gerar debates fervorosos.
Audaz – Você vai encontrar argumentos que podem romper com perspectivas predominantes.
Abrangente – No resumo vão ser abordados todos os aspectos do assunto.
Exemplos Práticos – Você vai receber conselhos práticos ilustrados com exemplos práticos ou histórias do mundo real.
Eloquente – Você vai desfrutar de um texto extremamente bem escrito ou apresentado.
Cativante – Você vai querer ler ou assistir o conteúdo até o final.
Revelador – Você vai ter acesso a ideias altamente surpreendentes.
Para Iniciantes – Você vai encontrar uma boa cartilha caso seja um aprendiz com pouca ou nenhuma experiência/conhecimento prévio.
Para Especialistas – Você vai obter os conhecimentos ou instruções de alto nível que necessita como especialista.
Hot Topic – Você vai estar no meio de uma questão altamente debatida.
Inovativo – Você vai receber ideias e insights mais recentes sobre novos produtos ou tendências.
Conhecimento de Causa – Você vai ter o privilégio de aprender com alguém que conhece profundamente o assunto.
Inspirador – Você vai querer colocar em prática imediatamente o que acabou de ler.
Panorama Geral – Você vai receber uma abordagem ampla do assunto, na qual todos os seus principais aspectos são mencionados.
Baseado na Ciência – Você vai obter fatos e números baseados em pesquisas científicas.
Visionário – Você vai ter uma ideia do futuro e do que isso pode significar para a sua vida.
Bem-estruturado – Você vai receber um conteúdo particularmente bem organizado para facilitar o seu entendimento ou aplicação.

Recomendação

O herói desconhecido de qualquer reunião corporativa é o secretário, capaz de registrar de forma silenciosa e diligente as decisões – sejam grandes ou pequenas – que movem as engrenagens do mundo dos negócios. Lavrar atas não é simplesmente o processo de rabiscar anotações em um bloco. Um secretário especializado em registro de reuniões destila longas discussões em seus pontos essenciais e cria ordem e harmonia a partir do processo muitas vezes discordante que é chegar a um consenso. A consultora em comunicação corporativa Joanna Gutmann explica cuidadosamente todos os aspectos do processo, desde a organização da reunião e distribuição da agenda até as anotações e formatação das atas. Você deve encontrar alguma redundância caso leia o livro de capa a capa, mas este guia é uma referência indispensável para quem for designado para a tarefa de lavrar atas.

Resumo

Por que lavrar atas?

A ata é a documentação essencial de uma reunião. Ela é importante porque:

Fornece aos participantes um registro da reunião e seus resultados.
Preenche as lacunas para quem não foi direto ao ponto em suas intervenções, quem precisou sair antes do final da reunião ou quem não pôde comparecer.
Lista todos os itens de ação e observa quem é responsável por cada atividade.

A maioria as secretárias não possui treinamento formal em atas, mas geralmente recebem esta tarefa. Por vezes, o presidente solicita que um participante da reunião seja responsável por tomar notas. Hoje, as reuniões são menos estruturadas do que no passado e as atas refletem esta tendência mais casual. Algumas empresas ainda exigem atas formais, enquanto outras preferem registros mínimos do que foi debatido nas reuniões. Independentemente do estilo de reunião da sua empresa ou organização, você pode aprender a valiosa habilidade de lavrar atas.

O ciclo das reuniões

As organizações realizam tanto reuniões agendadas regularmente, convocadas em intervalos recorrentes com os mesmos participantes – como reuniões semanais de vendas – e...

Sobre a autora

Joanna Gutmann é consultora em comunicação corporativa. Ela projetou e implementou vários cursos sobre habilidades e comunicação no local de trabalho para secretárias e demais colaboradores.