Зарегистрируйтесь на getAbstract, чтобы получить доступ к этому краткому изложению.

Максим Ильяхов, Людмила Сарычева

Новые правила деловой переписки

Альпина Паблишер, 2018

15 мин на чтение

10 основных идей

Есть текстовый формат

Что внутри?

Главное в деловой переписке – не слова, а уважение к адресату, проявление заботы о нем и искренность.

Рейтинг редакции

Мы составляем краткие изложения книг*, помогающих читателям разбираться в законах современного мира и менять его к лучшему. Материалы, которые мы отбираем для нашей библиотеки, должны отвечать по крайней мере одному из наших двух основных критериев:

Информативно. – Вы получите такую информацию, которая позволит вам более взвешенно и эффективно принимать решения.

Полезно. – Вы получите такие практические советы, которые помогут вам лучше делать то, чем вы занимаетесь.

Каждому материалу мы присваиваем рейтинг от 1 до 10 на основе этих двух критериев. Наш рейтинг поможет вам распределить книги в вашем списке для чтения по шкале от добротных (5) до выдающихся (10). По книгам, которые мы оцениваем ниже 5, краткие изложения не составляются. Вот что означают цифры рейтинга:

10 – Великолепно. Полезная и/или информативная книга, которая, помимо соблюдения высочайших стандартов во всех отношениях, выделяется даже среди лучших книг. Как правило, это книга, сразу ставшая классикой, которую должен прочитать каждый.
9 – Отлично. Полезная и/или информативная книга, очень хорошо организованная и написанная, имеющая множество достоинств и не имеющая недостатков, которые заслуживали бы упоминания.
8 – Очень хорошо. Полезная и/или информативная книга, которая имеет много важных достоинств, но при этом не может быть названа выдающейся: например, освещает последние открытия в своей области и написана известным специалистом, но в отношении стиля оставляет желать лучшего.
7 – Хорошо. Полезная и/или информативная книга, имеющая два и более важных достоинства: например, очень увлекательно рассказывающая о новых идеях в какой-то предметной области.
6 – Достойно внимания. Полезная и/или информативная книга, которая обращает на себя внимание по крайней мере каким-то одним аспектом, например четкой организацией материала.
5 – Добротно. Полезная и/или информативная книга, несмотря на очевидные недостатки. Например, в одной области автор может давать разумные советы, а в других или содержится много повторов, или нет ничего особенно ценного.

*getAbstract работает не только с книгами. Мы составляем краткие изложения всех видов контента, которые могут быть полезны нашей аудитории: помимо книг это статьи, отчеты, видео и подкасты. То, что мы говорим здесь о книгах, относится ко всем видам материалов, которые мы пересказываем.

Характеристики

Практические советы
Конкретные примеры

Рейтинг помогает вам понять, какова ценность книги в соответствии с двумя нашими основными критериями. Но он ничего не сообщает о ее конкретных особенностях. Поэтому мы используем набор из 20 характеристик, которые призваны прояснить, в чем именно состоят достоинства книги.

Практические советы – вы получите рекомендации, которые практически осуществимы на вашем рабочем месте или в повседневных ситуациях.
Аналитический подход – вы поймете внутренние взаимосвязи и закономерности в рассматриваемой проблеме.
История вопроса – вы узнаете об истории и контексте проблемы, что позволит вам правильно провести анализ или совершить хорошо взвешенный шаг.
Особое мнение – вы познакомитесь с аргументами, которые расходятся с преобладающей в настоящий момент точкой зрения.
Подробное освещение – вы увидите все аспекты предмета, описанные исчерпывающим образом.
Конкретные примеры – вам предложат практические советы, которые иллюстрируются рассказами об их применении на практике.
Выразительный язык – вы получите удовольствие от мастерски написанного текста или речи, являющейся образцом ораторского искусства.
Увлекательно – вам будет трудно оторваться от текста или аудио.
Неизвестные факты – вы узнаете об удивительных фактах или умозаключениях.
Начальный уровень – информация будет для вас полезной, если вы новичок, у которого нет знаний по данной теме или опыта.
Продвинутый уровень – информация или рекомендации будут полезны вам как специалисту.
Острая проблема – вы окажетесь в гуще спора по поводу одного из насущных вопросов современности.
Новаторская концепция – вы узнаете о свежих идеях, концепциях, новых продуктах или тенденциях.
Рассказ инсайдера – вы познакомитесь с мнением человека, который имеет особый доступ к сведениям по обсуждаемой теме.
Источник вдохновения – вам захочется сразу же опробовать на практике то, о чем вы прочитали.
Обзор – вы получите общее описание предмета с упоминанием всех основных моментов.
Научные данные – вы узнаете о цифрах и фактах, подкрепленных научными исследованиями.
Взгляд в будущее – вы познакомитесь с авторской картиной будущего и тем, как оно может на вас повлиять.
Четкая структура – хорошая организация материала значительно облегчит вам восприятие концепции или применение рекомендаций на практике.
Спорно – вы познакомитесь с любопытными, но неоднозначными выводами.

Рецензия getAbstract

По мнению Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой, главное в деловом, равно как и в любом другом письме, – это уважение к адресату, забота о его удобстве, прямота и искренность. На этих принципах авторы книги выстраивают правила, касающиеся самых разнообразных ситуаций повседневной переписки. Каждое правило иллюстрируется множеством примеров – как положительных, так и отрицательных. Основное достоинство книги в том, что она показывает: фальшь, лицемерие, манерность, заигрывание, хамство, небрежность бьют по нервам и не дают людям возможности договориться, а письму – достичь своей цели. Большое внимание авторы уделяют внутренней переписке, к которой должны применяться те же принципы уважительного отношения, что и к внешней корреспонденции. Книга не лишена недостатков: некоторые примеры выглядят надуманными, не всегда очевидна содержательная и стилистическая разница между вариантами “как надо” и “как не надо”, иногда авторы противоречат сами себе. Местами они чересчур углубляются в обсуждение норм поведения, имеющих лишь опосредованное отношение к корреспонденции. Но в целом книга читается легко, в ней много полезного и занимательного. getAbstract рекомендует это удобное практическое руководство всем, кто активно пользуется электронной почтой на работе и не только.

Краткое содержание

Уважение – в отношении, а не на словах

В деловой переписке – будь то письмо коллеге, начальнику, клиенту, партнеру или потенциальному работодателю – есть один общий принцип. Главное – не слова, а отношение. Что прежде всего должен почувствовать адресат? То, что вы его уважаете, цените его время и силы, проявляете о нем заботу, думаете о его удобстве. У него не должно быть сомнений, что вы пишете искренне, не пытаетесь хитрить, лицемерить и манипулировать. Уважение и открытость значат больше, чем формулы этикета; слова “с уважением” в конце письма не спасут положения, если в тексте сквозит пренебрежение или сарказм.

Для делового письма не существует готовых шаблонов, куда достаточно подставить имя адресата, дату и подпись. Письмо, составленное по трафарету, звучит сухо и фальшиво. Эффективное деловое письмо всегда индивидуально, адресовано конкретному человеку, и для него нужен творческий подход.

Уважение к адресату начинается с аккуратности. Небрежность создает негативное впечатление и воспринимается как знак неуважительного отношения. Недопустимо делать ошибки в имени получателя. Обращайтесь к человеку так, как он представился: не называйте Наталью Наталией, ...

Об авторах

Максим Ильяхов – ректор Школы редакторов дизайн-бюро Артема Горбунова, автор статей о рекламе, контент-маркетинге, работе редактора и отношениях с клиентом. Людмила Сарычева – главный редактор издания для предпринимателей “Дело Модульбанка”, автор статей и видеороликов о деловом общении.