Зарегистрируйтесь на getAbstract, чтобы получить доступ к этому краткому изложению.

Джоанна Гутман

Протоколирование совещания

Как эффективно вести записи, помогая проводить важные совещания

Kogan Page, 2019

15 мин на чтение

10 основных идей

Есть текстовый формат

Что внутри?

Практическое руководство для тех, кто выполняет на любом совещании важную роль – ведет протокол.

Рейтинг редакции

Мы составляем краткие изложения книг*, помогающих читателям разбираться в законах современного мира и менять его к лучшему. Материалы, которые мы отбираем для нашей библиотеки, должны отвечать по крайней мере одному из наших двух основных критериев:

Информативно. – Вы получите такую информацию, которая позволит вам более взвешенно и эффективно принимать решения.

Полезно. – Вы получите такие практические советы, которые помогут вам лучше делать то, чем вы занимаетесь.

Каждому материалу мы присваиваем рейтинг от 1 до 10 на основе этих двух критериев. Наш рейтинг поможет вам распределить книги в вашем списке для чтения по шкале от добротных (5) до выдающихся (10). По книгам, которые мы оцениваем ниже 5, краткие изложения не составляются. Вот что означают цифры рейтинга:

10 – Великолепно. Полезная и/или информативная книга, которая, помимо соблюдения высочайших стандартов во всех отношениях, выделяется даже среди лучших книг. Как правило, это книга, сразу ставшая классикой, которую должен прочитать каждый.
9 – Отлично. Полезная и/или информативная книга, очень хорошо организованная и написанная, имеющая множество достоинств и не имеющая недостатков, которые заслуживали бы упоминания.
8 – Очень хорошо. Полезная и/или информативная книга, которая имеет много важных достоинств, но при этом не может быть названа выдающейся: например, освещает последние открытия в своей области и написана известным специалистом, но в отношении стиля оставляет желать лучшего.
7 – Хорошо. Полезная и/или информативная книга, имеющая два и более важных достоинства: например, очень увлекательно рассказывающая о новых идеях в какой-то предметной области.
6 – Достойно внимания. Полезная и/или информативная книга, которая обращает на себя внимание по крайней мере каким-то одним аспектом, например четкой организацией материала.
5 – Добротно. Полезная и/или информативная книга, несмотря на очевидные недостатки. Например, в одной области автор может давать разумные советы, а в других или содержится много повторов, или нет ничего особенно ценного.

*getAbstract работает не только с книгами. Мы составляем краткие изложения всех видов контента, которые могут быть полезны нашей аудитории: помимо книг это статьи, отчеты, видео и подкасты. То, что мы говорим здесь о книгах, относится ко всем видам материалов, которые мы пересказываем.

Характеристики

Подробное освещение
Практические советы
Четкая структура

Рейтинг помогает вам понять, какова ценность книги в соответствии с двумя нашими основными критериями. Но он ничего не сообщает о ее конкретных особенностях. Поэтому мы используем набор из 20 характеристик, которые призваны прояснить, в чем именно состоят достоинства книги.

Практические советы – вы получите рекомендации, которые практически осуществимы на вашем рабочем месте или в повседневных ситуациях.
Аналитический подход – вы поймете внутренние взаимосвязи и закономерности в рассматриваемой проблеме.
История вопроса – вы узнаете об истории и контексте проблемы, что позволит вам правильно провести анализ или совершить хорошо взвешенный шаг.
Особое мнение – вы познакомитесь с аргументами, которые расходятся с преобладающей в настоящий момент точкой зрения.
Подробное освещение – вы увидите все аспекты предмета, описанные исчерпывающим образом.
Конкретные примеры – вам предложат практические советы, которые иллюстрируются рассказами об их применении на практике.
Выразительный язык – вы получите удовольствие от мастерски написанного текста или речи, являющейся образцом ораторского искусства.
Увлекательно – вам будет трудно оторваться от текста или аудио.
Неизвестные факты – вы узнаете об удивительных фактах или умозаключениях.
Начальный уровень – информация будет для вас полезной, если вы новичок, у которого нет знаний по данной теме или опыта.
Продвинутый уровень – информация или рекомендации будут полезны вам как специалисту.
Острая проблема – вы окажетесь в гуще спора по поводу одного из насущных вопросов современности.
Новаторская концепция – вы узнаете о свежих идеях, концепциях, новых продуктах или тенденциях.
Рассказ инсайдера – вы познакомитесь с мнением человека, который имеет особый доступ к сведениям по обсуждаемой теме.
Источник вдохновения – вам захочется сразу же опробовать на практике то, о чем вы прочитали.
Обзор – вы получите общее описание предмета с упоминанием всех основных моментов.
Научные данные – вы узнаете о цифрах и фактах, подкрепленных научными исследованиями.
Взгляд в будущее – вы познакомитесь с авторской картиной будущего и тем, как оно может на вас повлиять.
Четкая структура – хорошая организация материала значительно облегчит вам восприятие концепции или применение рекомендаций на практике.
Спорно – вы познакомитесь с любопытными, но неоднозначными выводами.

Рецензия getAbstract

Незаслуженно обойденный вниманием герой любого совещания – человек, составляющий его протокол, заносящий на бумагу решения, от которых может зависеть судьба бизнеса. Составление протокола – это не просто ведение записей. Опытный протоколист выжимает из долгих дискуссий самую суть и представляет хаотичный процесс достижения договоренностей в четком порядке. В пятом издании этого руководства консультант по коммуникациям Джоанна Гутман подробно останавливается на каждом аспекте: подготовке совещания, ведении записей и оформлении протокола. Эта книга – незаменимое пособие для всех, кто ведет записи собраний.

Краткое содержание

Протокол составляется, для того чтобы зафиксировать обсуждаемые проблемы, действия, намеченные к исполнению, и итоги совещания.

Протокол – важная часть документации, имеющей отношение к совещанию; он выполняет несколько функций:

обеспечивает для участников запись хода совещания и его итогов;
восполняет информационные пробелы для тех, кто вынужден на время выходить из конференц-зала или просто не имеет возможности присутствовать;
представляет в упорядоченном виде все действия, намеченные к исполнению, и имена тех, кто несет ответственность за осуществление каждого из них;
обеспечивает возможность проверки, которая может потребоваться для осуществления корпоративного управления.

Навык протоколирования подразумевает умение четко организовывать информацию, внимательно слушать и составлять ясные формулировки.

Задачу протоколирования обычно поручают кому-то из секретарей, хотя они, возможно, и не проходили обучения этому навыку. Многие ошибочно полагают, что важное условие для ведения записей – скорость и что если секретарь быстро пишет или печатает, то у него хорошо получится и вести протокол совещания. На самом...

Об авторе

Тренер-консультант по коммуникациям внутри организации Джоанна Гутман разработала и ведет курсы по обучению офисным навыкам для секретарей и других административных работников.