有效会议全攻略

会议的基本原则

如果你想得到所期望的会议结果，那就提前做好规划吧。我们来逐一看看规划的四大要素：会议目的、与会人员、会议地点以及准备工作。第一条规则便是所有会议必须有的放矢。目的也许是信息交流，也可能是就某方案作汇报或是听取发言；还可能是想提供新的培训或是为公司制定目标。无论怎样，你都应该在会前准备会上，同主持人、会议记录人、有着各自任务的参会人员一道确定会议的目的。并把此目的与明确的计划和结果相联系。接下来呢，就需要准备好全体参会人员的名单和会议日程。还要提前把会议的目的和目标告知所有参会人员。

对会议的目的要直截了当而且坦诚。比如说如果你其实是希望得到对你已有想法的支持，那么就不要通过“头脑风暴”去寻求解决问题的方案。让人们在隐性目的的重压之下工作是毫无益处的。

参会人员过多或过少都会使会议缺乏成效，因而需要考虑会议规模以与会议的目的相匹配。规模大的会议适用于单向的沟通形式，比如发布会。而十人以内的小规模更适合以合作交流为目的的会议。如有必要，可以将大规模的会议分成小组会议来召开。邀请那些与会议内容直接相关的人员参加，也要保证会议决定的利益相关人都来参加。如果有谁不能到场，建议他们要么通过电话或视频的形式，要么委派代表参加。

接下来，就要考虑会议地点的问题了。会场大小是否合适？噪声水平是怎样的？会议室的布置是不是昏暗的、杂乱无章的，还是富有生气的、实用的？选择一处让人既感到自在舒服，又能实现互动效果的地点作为会场。在某些情况下，最好的办法也许是采取“非同步”或是网上会议，而不是面对面的讨论。大家可以就任何人的观点发表看法、思考、补充。在约定好时间结束的时候，汇总观点并分发下去。对于头脑风暴、跨部门沟通重要议题，以及在希望就公司决策达成一致的情况下，网上会议是一种有效的方式。