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Produktivität braucht kein Büro

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Produktivität braucht kein Büro

Wie sich Unternehmen mit hybridem Arbeiten zukunftssicher aufstellen

GABAL,

15 Minuten Lesezeit
6 Take-aways
Audio & Text

Was ist drin?

Gamechanger „Remote Work“: Warum mobiles Arbeiten zum zentralen Erfolgsfaktor wird.


Bewertung der Redaktion

8

Qualitäten

  • Innovativ
  • Umsetzbar
  • Augenöffner

Rezension

Die Coronakrise machte mobiles Arbeiten vorübergehend zum Standard. Doch während sich ein Großteil der Arbeitnehmer immer mehr mit den Vorzügen des Homeoffice anfreundete, konnten es manche Unternehmen kaum erwarten, ihre Mitarbeitenden wieder zu 100 Prozent ins Büro zurückzuholen. Die Autorin erklärt, warum es solche Unternehmen künftig schwer haben werden, wie sich Organisationen aufstellen sollten, um den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden gerecht zu werden, und welche Fallstricke auf dem Weg dorthin lauern. Ein inspirierendes Buch für alle, die offen für die neue Arbeitswelt sind.

Take-aways

  • Auch wenn noch manche Unternehmen zweifeln – Remote Work ist die Zukunft.
  • Ideal ist eine Mischung aus Präsenzarbeit und Remote Work, damit der Teamgeist nicht verloren geht.
  • Hybrides Arbeiten bietet viele Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen, nützt aber auch der Gesellschaft und der Wirtschaft.
  • Um Remote Work zu etablieren, braucht es eine klare Strategie und Partizipation der Mitarbeitenden.
  • Diverse Stolpersteine können die Umsetzung erschweren, etwa die Angst des Managements vor Kontrollverlust.
  • Remote Work wird künftig ganz alltäglich sein – auch ohne dass es einen Rechtsanspruch darauf gibt.

Zusammenfassung

Auch wenn noch manche Unternehmen zweifeln – Remote Work ist die Zukunft.

Was wir heute „Remote Work“ nennen, hat eine lange Tradition. Vor der industriellen Revolution etwa war Heimarbeit gang und gäbe. Remote Work geht jedoch weit über Homeoffice hinaus, da dabei die Arbeit sowohl von zu Hause als auch von einem beliebigen anderen Ort aus erledigt werden kann. Einige Unternehmen haben schon komplett auf Remote Work umgestellt und sind damit erfolgreich. Andere verweigern sich, obwohl die Pandemie gezeigt hat, wie gut mobiles Arbeiten funktionieren kann. Solche Firmen fürchten, dass der organisatorische Aufwand zu hoch ist, dass die Produktivität sinkt oder der Teamzusammenhalt leidet.

„Remote Work ist die nächste große Arbeitsrevolution.“

Für mobiles Arbeiten eignen sich alle Aufgaben, die am PC oder Laptop erledigt werden können. Eine Umfrage im deutschsprachigen Raum ergab, dass 60 Prozent der Mitarbeitenden ihre Arbeit grundsätzlich auch mobil erledigen könnten. Doch nur 48 Prozent erhielten die Möglichkeit dazu. Verweigern sich Vorgesetzte dem mobilen Arbeiten, haben Mitarbeitende drei Optionen: Entweder sie akzeptieren das Nein oder Sie versuchen Ihren Chef umzustimmen oder Sie schauen sich nach einem flexibleren Arbeitgeber um. Eines nämlich scheint ausgemacht: Remote Work wird ein wesentlicher Bestandteil der künftigen Arbeitswelt sein.

Ideal ist eine Mischung aus Präsenzarbeit und Remote Work, damit der Teamgeist nicht verloren geht.

Vor Corona hatten viele Unternehmen keinen Grund gesehen, sich eingehend mit mobiler Arbeit zu beschäftigen. Doch mit Ausbruch der Pandemie waren Arbeitgeber plötzlich gezwungen, ihren Mitarbeitenden das Arbeiten aus der Ferne zu ermöglichen. Der von vielen befürchtete Produktivitätsverlust blieb dabei aus. Die meisten Mitarbeitenden schätzten die neuen Arbeitsbedingungen und erkannten deren Vorzüge. Viele wünschen sich heute einen hybriden Ansatz – also eine Mischung aus Büroarbeit und mobilem Arbeiten.

„Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus der Homeoffice-Situation während der Coronakrise ist die, dass Mitarbeiter die soziale Interaktion brauchen.“

Orientieren Sie sich an Unternehmen, die bereits zu 100 Prozent mobil arbeiten. Diese machten die Erfahrung, dass es vor allem darauf ankommt, den Teamgeist in die digitale Kommunikation hinüberzuretten. Dabei helfen neue Rituale für den virtuellen Austausch. Um die geistige und körperliche Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden zu fördern, können Sie beispielsweise täglich deren Stimmung abfragen oder „Walking-Meetings“ einführen, bei denen die Teilnehmenden während einer Besprechung spazieren gehen. Eine weitere Möglichkeit ist das sogenannte Silent Working, bei dem die Teilnehmenden in einem virtuellen Raum still nebeneinanderher arbeiten und nur hier und da eine Frage stellen. Manchen Menschen fällt es in einem solchen Setting leichter, sich zu konzentrieren.

Trotz allem sollten Teammitglieder einander hin und wieder auch persönlich sehen – am besten in angenehmem Ambiente. Dabei dürfen weder soziale noch inhaltliche Programmpunkte zu kurz kommen.

Unternehmen, die sich einer neuen Arbeitskultur verweigern oder sie nur halbherzig umsetzen, werden künftig kaum noch Mitarbeitende finden, zumal sich die Anzahl erwerbsfähiger Menschen in Deutschland bis zum Jahr 2035 um bis zu 6 Millionen verringern wird. Doch auch um das bestehende Personal zu halten, braucht es Zugeständnisse. Studien zeigen, dass es um Loyalität und Zufriedenheit der Belegschaft schlecht bestellt ist. Und die Möglichkeit zu Remote Work ist für viele Menschen ein entscheidendes Kriterium. Vor allem für junge Arbeitnehmer ist finanzielle Sicherheit nicht mehr so wichtig wie mobiles Arbeiten oder eine gute Work-Life-Self-Balance. 

„Einer der größten Vorteile von Remote Work besteht darin, als Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt weiterhin als innovativ und attraktiv zu gelten.“

Ein weiterer großer Vorteil von Remote Work ist, dass Unternehmen sich bei der Suche nach Fachkräften nicht mehr auf die eigene Region beschränken müssen. Vor allem für Firmen in ländlichen Gebieten erwachsen daraus völlig neue Möglichkeiten.

Dass Unternehmen zu 100 Prozent mobil arbeiten, wird jedoch erst einmal die Ausnahme bleiben. Für die meisten eignet sich eher eine Kombination aus mobiler und Präsenzarbeit. Studien zeigen, dass zwei mobile und drei Büroarbeitstage in der Woche für viele Mitarbeitende ideal sind.

Hybrides Arbeiten bietet viele Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen, nützt aber auch der Gesellschaft und der Wirtschaft.

Hybrides Arbeiten hilft Mitarbeitenden, Berufs- und Privatleben in Einklang zu bringen. So werden sie nicht nur zufriedener, sondern auch loyaler, produktiver und kreativer. Außerdem spart hybrides Arbeiten Zeit, da der tägliche Weg zur Arbeit wegfällt. In vielen Berufen kann die Arbeit auch flexibler an das Familienleben angepasst werden: Wer Angehörige pflegt, kann Pausen etwa für einen Arztbesuch machen. Wer nachmittags Zeit mit seinem Kind verbringen möchte, arbeitet dann eben am Abend länger. Dank mobiler Arbeit verringern sich auch Stress und Krankheitstage, weil Mitarbeitende besser ihrem Biorhythmus folgen können. Und nicht zuletzt können chronisch kranke Menschen leichter am Arbeitsleben teilnehmen.

„Hybrides Arbeiten fördert die Motivation durch die Übertragung von Eigenverantwortung an die Mitarbeiter und das Vertrauen in ihre Arbeitsleistung.“

Hybrides Arbeiten wirkt sich aber auch positiv auf Gesellschaft und Wirtschaft aus. Wenn weniger Menschen ins Büro pendeln, entlastet das die Umwelt. Wo weniger Bürofläche gebraucht wird, kann stattdessen bezahlbarer Wohnraum entstehen. Außerdem könnte mithilfe von Remote Work die Landflucht gestoppt werden. Und Unternehmen können dank mobiler Arbeitsformen ihre Teams diverser aufstellen. Dadurch werden sie leistungsfähiger und resilienter. Schließlich werden bei den Mitarbeitenden Eigenverantwortung, Vertrauen und Motivation gestärkt. Dazu müssen allerdings die Führungskräfte lernen, klar zu kommunizieren.

Um Remote Work zu etablieren, braucht es eine klare Strategie und Partizipation der Mitarbeitenden.

Remote Work lässt sich nicht von heute auf morgen einführen. Vielmehr braucht es einen umfangreichen, systematischen Change-Prozess. Auch ist es kaum sinnvoll, Prozesse und Kommunikationswege eins zu eins aus der Präsenzwelt zu übernehmen. Es braucht ganz neue Strukturen und eine neue Kultur. Zum Beispiel ist es unerlässlich, dass die gesamte Belegschaft sich mit dem Unternehmen identifiziert und dass Führungskräfte und Mitarbeitende einander vertrauen.

„Unternehmen denken oft noch zu sehr aus der Präsenzkultur heraus und versuchen, Abläufe, Verhaltensweisen und Gewohnheiten einfach auf die Remote-Work-Kultur zu übertragen. Doch Kommunikation und Projektmanagement werden hier ganz anders gestaltet.“

Eine Remote-Work-Kultur etablieren Sie idealerweise in drei Phasen:

  • Strategiephase. Beginnen Sie mit einem Strategietag, an dem sich Geschäftsführung, Personalleitung und Senior-Management auf grobe Leitlinien einigen. Legen Sie etwa fest, an wie vielen Tagen die Mitarbeitenden mobil arbeiten dürfen oder wie Sie intern kommunizieren wollen. Diskutieren Sie die Ergebnisse dann in einem Strategieworkshop, an dem auch Mitglieder des Topmanagements sowie ggf. der Betriebsrat teilnehmen. Ziel ist, dass am Ende alle hinter dem Remote-Work-Ansatz stehen.
  • Teamkodex. Binden Sie unbedingt die Mitarbeitenden in die Planung mit ein. Sie kennen die Arbeitsabläufe am besten. In einem Teamkodex-Workshop können sich Teams Regeln für die virtuelle Zusammenarbeit geben. Dabei sollten auch vermeintliche Kleinigkeiten geklärt werden – etwa die Frage, wie lange man sich höchstens Zeit lassen sollte, um eine Anfrage zu beantworten. Jedes Team sollte dabei seinen eigenen Kodex erarbeiten. Teamübergreifende Regelungen können Sie zusätzlich in einem Schnittstellenkodex festhalten.
  • Vertiefungsphase. Erweist sich eine Regel im Arbeitsalltag als problematisch, sollten Sie sie anpassen. Das geschieht in der Vertiefungsphase. Einmal im Quartal blickt das Team gemeinsam zurück und zieht Bilanz: Was hat gut funktioniert? Was nicht? Wo sind Verbesserungen nötig?

Diverse Stolpersteine können die Umsetzung erschweren, etwa die Angst des Managements vor Kontrollverlust.

Auf dem Weg zu Remote Work lauern einige Stolpersteine – und zwar in folgenden Bereichen:

  • Führung. In vielen Unternehmen herrscht noch die Vorstellung, die Mitarbeitenden müssten anwesend sein, damit die Führungskräfte sie kontrollieren können. Diese Vorstellung ist aber irrig. Produktivität und Loyalität sind nicht an Anwesenheit gekoppelt. Stattdessen gilt es, den Mitarbeitenden zu vertrauen. Doch auch eigenverantwortliche Teams wollen geführt werden. Das passende Konzept heißt „digitale Führung“ und ist vor allem ergebnisorientiert. Hier kommt der Zielsetzung große Bedeutung zu. Alle Ziele sollten messbar sein und auf Wochen- oder Monatsziele heruntergebrochen werden können. Mithilfe der OKR-Methode (Objectives and Key Results) können Sie Mitarbeitende in die Zielfindung einbinden. Drohender Überforderung wirken Sie entgegen, indem Sie Mitarbeitenden eine gewisse Reaktionszeit auf Anfragen zugestehen. Außerdem können Sie Bots nutzen, die Arbeitsprozesse wie Reporting oder Feedback automatisieren.
  • Recruiting und Onboarding. Talente für freie Stellen finden Sie heute unter anderem auf verschiedenen Social-Media-Kanälen oder spezialisierten Jobbörsen wie DNX, wo sich digitale Nomaden tummeln. Platzieren Sie das Thema hybrides Arbeiten auch auf Ihrer Website, etwa in der Rubrik „Über uns“ oder auf Ihrer Karriereseite. Im Recruitingprozess müssen Sie sicherstellen, dass ein Kandidat die notwendigen Skills für mobiles Arbeiten mitbringt. Wichtig ist beispielsweise die Fähigkeit zu eigenverantwortlichem Arbeiten. Wenn Sie Auszubildende im Homeoffice arbeiten lassen, sollten Sie von Anfang an festlegen, wie oft diese Bericht erstatten müssen. Entwickeln Sie für das Remote-Onboarding einen detaillierten Plan: In der ersten Woche könnten neue Mitarbeitende zum Beispiel die einzelnen Abteilungen virtuell kennenlernen, in der zweiten Woche würden sie mit den Unternehmenswerten vertraut gemacht und in der dritten Woche könnten sie sich mithilfe von Videos in bestimmte Tools einarbeiten.
  • Desksharing. Wenn weniger Mitarbeitende im Büro arbeiten, braucht es nicht so viele Schreibtische. Desksharing bedeutet, dass es keine persönlichen Arbeitsplätze mehr gibt und dass sich Mitarbeitende einen freien Platz suchen müssen. Das spart nicht nur Platz und Kosten, sondern sorgt nachweislich auch für bessere Kommunikation, mehr Kreativität, konzentrierteres Arbeiten und zufriedeneres Personal. Allerdings ist Desksharing etwas gewöhnungsbedürftig. Führen Sie es daher erst ein, wenn die Remote-Kultur bereits im Unternehmen verankert ist. Halten Sie Informationsveranstaltungen und Workshops zum neuen Raumkonzept ab.
  • Digitale Tools. Unverzichtbar für mobiles Arbeiten sind eine zuverlässige IT-Infrastruktur und Tools für die Kommunikation im Team, für das Aufgabenmanagement und für soziale Interaktion. An Hardware braucht es mindestens einen Laptop, an Software ein Tool für Videokonferenzen – etwa Zoom oder MS Teams –, einen Cloudspeicher – beispielsweise MS Sharepoint oder Google Drive –, eine Lösung für den Bürochat – etwa Slack – sowie ein Projektmanagementtool – wie zum Beispiel MS Project. Wer alles aus einer Hand haben möchte, greift zu Komplettlösungen wie Microsoft 365. Stellen Sie kurze Erklärvideos bereit, die die richtige Anwendung und Nutzungsregeln erläutern. Sorgen Sie für Datensicherheit – insbesondere, wenn Mitarbeitende ihre privaten Laptops nutzen.
  • Rechtliche Aspekte. Die geltenden Gesetze decken aktuelle Entwicklungen oft nicht ab. Manche Themen bewegen sich daher in einem juristischen Graubereich. Lassen Sie sich im Zweifelsfall fachkundig beraten. Besonders die derzeitigen Arbeitszeitgesetze sind nur schwer mit den Anforderungen der mobilen Arbeit in Einklang zu bringen. So kann etwa die 11-Stunden-Ruhezeit-Regelung zu Problemen führen, wenn Sie um 23 Uhr noch eine E-Mail beantworten und morgens um neun wieder am Rechner sitzen. Dennoch sind Arbeitgeber zur Einhaltung der Regeln verpflichtet. Auch im Arbeitsvertrag lauern rechtliche Fallstricke – zum Beispiel, wenn dort der Begriff „Homeoffice“ verwendet wird. Dann nämlich muss der Arbeitgeber eine Arbeitsplatzbegehung durchführen. Besser ist daher die Formulierung „Mobiles Arbeiten“. In einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag sollten Sie Punkte wie Datenschutz, Präsenztage oder Aufwandsentschädigungen regeln. Weitere juristische Problemfelder sind der Versicherungsschutz im Homeoffice sowie längere Auslandsaufenthalte.

Remote Work wird künftig ganz alltäglich sein – auch ohne dass es einen Rechtsanspruch darauf gibt.

Im Zuge der Coronapandemie forderten Gewerkschaften ein Recht auf mobiles Arbeiten. Ein entsprechender Gesetzesentwurf wurde aber vielfach kritisiert und dann auf Eis gelegt. Doch selbst wenn keine gesetzliche Regelung in Sicht ist, wird der Arbeitsmarkt dafür sorgen, dass Unternehmen, die sich dem mobilen Arbeiten verweigern, von der Bildfläche verschwinden. Über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden künftig die Arbeitsbedingungen.

„Im ‚War for Talents‘ überleben in Zukunft nicht die Unternehmen mit den besten Produkten, sondern die mit den besten Arbeitsbedingungen.“

Die Arbeitswelt wird sich über kurz oder lang den neuen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden anpassen. Für diese werden ein selbstbestimmtes Leben, der Beruf als Berufung sowie mehr Zeit für Familie, Hobbys oder Reisen immer wichtiger. Dementsprechend wird Remote Work eines Tages ganz normal sein.

Über die Autorin

Teresa Hertwig berät Firmen auf dem Weg zu einer Remote-Kultur. 

Dieses Dokument ist für den persönlichen Gebrauch bestimmt.

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